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Gu铆a para elegir el Sistema de Gesti贸n adecuado

guia para elegir sistema de gestion sistema administrativo

Contar con el Sistema de Gesti贸n adecuado para tu empresa es sin duda la mejor inversi贸n que puedes hacer. Pero al tomar una decisi贸n como esta debes preguntarte cu谩l es el sistema correcto, qu茅 debes tomar en cuenta a la hora de elegir y cu谩ndo es el momento ideal para implementar un ERP en tu organizaci贸n. Nosotros preparamos para ti una peque帽a gu铆a que te ayudar谩 paso a paso para tomar la mejor decisi贸n en esta importante tarea:

1. Forma un equipo de selecci贸n

Elige a personas de tu confianza que conozcan tu compa帽铆a de pies a cabeza. Este equipo de trabajo debe conocer la visi贸n, los objetivos de la compa帽铆a y a hacia d贸nde quiere llegar. La funci贸n principal de este equipo o comit茅, ser谩 garantizar que el software que decidan adquirir cumpla con las necesidades actuales y futuras que requiere la empresa para determinar la mejor opci贸n.

2. Crea una lista de las operaciones de tu empresa

Imagina que acompa帽as a tu esposa al s煤per mercado, ella va preparada con su lista 驴cierto? Conoce perfectamente su casa, su despensa y cada detalle de lo que hace falta en el hogar. Adem谩s, conoce a detalle cada pasillo y la ubicaci贸n de los art铆culos, 驴por qu茅? porque adquiri贸 experiencia y conocimientos investigando y analizando las mejores opciones para comprar.

Por este motivo es fundamental analizar a detalle las necesidades de tu organizaci贸n, si cuentas con perfiles de puestos, echa mano de ellos, de lo contrario puedes empezar haciendo un lista con relaci贸n a los departamentos y puestos. Investiga paso a paso los procesos, las tareas y actividades que toman m谩s tiempo, qu茅 personal est谩 involucrado en dichos procesos, c贸mo se obtiene la informaci贸n. Escucha a tus colaboradores y aprende de sus experiencias. Esto no solo te dar谩 informaci贸n para adquirir la mejor opci贸n sino que te permitir谩 actuar de inmediato en situaciones ineficientes dentro de tu empresa.

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3. Crea una lista con los sistemas que pueden cumplir esas funciones

Actualmente existen muchas opciones en el mercado. Debes elegir de acuerdo a tus necesidades. Para esto te recomendamos seleccionar por lo menos 3 opciones que cumplan con las caracter铆sticas que te presento a continuaci贸n:

El tama帽o de ERP

Si es un sistema robusto o es un sistema sencillo depender谩 de las operaciones de tu organizaci贸n, para automatizar m谩s actividades y procesos es necesario adquirir un Sistema de Gesti贸n con todos los m贸dulos que requieres. Tambi茅n es importante tomar en cuenta que mientras m谩s m贸dulos y automatizaci贸n necesites, mayor ser谩 el tiempo de implementaci贸n. Esta no es una tarea sencilla, sin embargo cuando se efect煤a correctamente, aumentar谩n los beneficios y ventajas que se obtienen de un ERP.

La plataforma

Puedes hacer una divisi贸n en dos principales plataformas de sistemas de gesti贸n: Los que se implementan y los que est谩n alojados en la nube (cloud).
Si tu empresa est谩 comenzando y requieres mayor movilidad sin duda tu primera opci贸n debe ser un sistema Cloud, pero si ya cuentas con la infraestructura necesaria como; servidores, red LAN y equipos, puedes optar por un sistema instalable cliente/servidor.

La funcionalidad

Un punto muy importante para evaluar un sistema radica en que cumpla con las operaciones enlistadas en el paso numero 2 de esta peque帽a gu铆a, no puedes basar tu decisi贸n por funcionalidades que tu empresa no necesita. Por ello, es fundamental que tengas claro las necesidades y requerimientos b谩sicos de tu organizaci贸n. Eso no quiere decir que no pienses a futuro, una excelente opci贸n es un Sistema ERP escalable y modular, pues te permitir谩 iniciar con los m贸dulos b谩sicos y funcionalidades esenciales, conforme crezca tu empresa podr谩s aumentar los m贸dulos incrementando las funcionalidades de este. Te recomendamos solicitar una demostraci贸n del software. Esto te dar谩 confianza y tranquilidad para pensar, probar y elegir la opci贸n adecuada para tu negocio.

4. Define tu presupuesto disponible

La implementaci贸n de un Sistema ERP no se trata 煤nicamente de adquirir el software, debes considerar otros costos dentro del proceso como lo son la consultor铆a para llevar a cabo la implementaci贸n. Si tendr谩s que incluir adaptaciones y modificaciones, adem谩s del proceso de capacitaci贸n para tu personal o equipo de trabajo involucrado en la implementaci贸n. Considera la infraestructura necesaria como equipos de c贸mputo y servidores. Te recomendamos pedir a los proveedores una cotizaci贸n de estos costos adicionales para que puedas incluirlos en tu presupuesto.

Conclusi贸n

A final de este trayecto para tu organizaci贸n, lo importante es que en todo momento te sientas seguro y con el control absoluto de lo que est谩 sucediendo en tu empresa. Se necesita paciencia y dedicaci贸n en el proceso y te aseguramos que pronto tendr谩s una herramienta de gesti贸n capaz de brindarte informaci贸n, agilidad, eficiencia y la automatizaci贸n necesaria para enfocarte 煤nicamente en el crecimiento  y expansi贸n de tu empresa.

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