Como hacer que la declaración mensual del IVA no sea una carrera contra el tiempo y las cifras sean las correctas.

Hoy trataremos de entender el  IVA en Venezuela, al menos en algunos de sus aspectos,  y acoplar los procesos administrativos de las empresas a la declaración periódica de este tipo de impuesto.

Una de los servicios que más valoran los clientes es la puntualidad y exactitud con que se calculan sus obligaciones fiscales, entre ellas la declaración  del IVA, mensual si es contribuyente ordinario y semanal, a partir de septiembre 2.018, si es contribuyente especial. Esta declaración debe verse como el resultado de aplicar ciertos procedimientos administrativos de forma tal que, a final del período, las cifras se encuentren listas para ser procesadas fiscalmente. Para ello, vamos a enumerar los puntos a tomar en cuenta:

El IVA y el flujo de caja

Su empresa no paga el IVA, quienes lo soportan son sus clientes, sin embargo, este impuesto si es un aspecto fundamental en el flujo de caja, sobre todo para los agentes de retención de este tributo.

Agentes de retención

En Venezuela son agentes de retención del IVA aquellas empresas que han sido designadas como tales por la Administración Tributaria (SENIAT), bien en función de su facturación o bien por sus funciones públicas o por el desarrollo de determinadas labores privadas, por ejemplo, los adquirientes de metales y piedras preciosas, cuyo objeto principal sea su comercialización.

Monto del IVA a retener

Los agentes de retención del IVA están obligados a retener el 75% del IVA facturado por sus proveedores y enterarlo a la Administración Tributaria quincenalmente. La retención del impuesto debe efectuarse cuando se realice el pago o el abono en cuenta, lo que ocurra primero. Es decir, si la factura se cancela de contado no hay efectos significativos sobre los niveles de tesorería pero, si es a crédito, el pago de la retención representa una salida de efectivo “adelantada” con respecto al pago total de la factura que será cancelada a 30 o 45 días.

Retenciones del 100%: cuando se realizan

La retención puede ascender al 100% del IVA cuando:

• El monto del impuesto no esté discriminado en la factura
• La factura no cumpla los requisitos legales exigidos
• El proveedor está sujeto al 100% de retención según información suministrada por el portal web de la Administración Tributaria
• Se trate de adquisiciones de  metales y piedras preciosas, cuyo objeto principal sea su comercialización.

Situación de caja complicada

Si a su vez el agente de retención le vende a otros contribuyentes especiales la situación del flujo de caja se complica, ya que le será retenido el 75% de sus facturas y esto mermará considerablemente su saldo en banco. Por otro lado, es muy posible que se generen montos importantes de  retenciones acumuladas por descontar.

Recuperación del saldo acumulado

El contribuyente podrá solicitar la recuperación total o parcial del saldo acumulado de retenciones ante la Administración Tributaria, quien verificará, entre otros aspectos, que las sumas declaradas han sido debidamente enteradas por los agentes de retención.

El IVA, un tema de revisión diaria

Como se desprende de los puntos anteriores, a fin de no llevarse sorpresas al momento del pago y que la tesorería de la empresa no se vea afectada negativamente, el tema del IVA debe ser cuidado día a día. 

Contabilidad al día

El mantener su contabilidad al día es la herramienta fundamental para tener la información del IVA lo antes posible y así poder determinar, con suficiente antelación, posibles errores u omisiones.

Cálculo anticipado

Calcule el monto a cancelar con suficiente antelación, esto evita sobresaltos de último momento y el tener que solicitar préstamos intempestivos. Para lograr esto de manera recurrente se deben establecer procedimientos administrativos y logísticos que garanticen el resultado. 

Fechas límites de recepción de facturas

Si su empresa es contribuyente especial debe instruir a sus proveedores con respecto a sus fechas límite de recepción de facturas.  Es decir, si el pago de las retenciones es quincenal, podrá recibir facturas hasta el día 13 y 28 de cada mes, como máximo, a fin de calcular el IVA retenido a cancelar en cada período.

Verificación de datos en el portal del SENIAT

Verifique en el portal web de la Administración Tributaria los datos de su proveedor y, a ser posible, de la imprenta donde se realizaron las facturas. Se sorprendería al ver la cantidad de errores y omisiones que se presentan en los documentos. Desde facturas formalmente correctas con números de RIF errados hasta impresiones caseras que nada tienen que envidiar a una imprenta local.

Pago a través de medios electrónicos

Es aconsejable cancelar los impuestos a través de medios electrónicos, procurando eso sí, mantener altos estándares de seguridad. He visto en más de una oportunidad que el pago no se hace dentro de los plazos estipulados porque falta una de las firmas de la compañía.

Libros del IVA actualizados

Mantenga los registros de compras y ventas actualizados. Si se revisan y registran las facturas de compra y venta diariamente, los registros estarán permanentemente actualizados y el cierre de mes o trimestre no significará ningún problema. 

No espere hasta el último momento para aclarar las dudas

Si necesita facturar una venta no común, como por ejemplo una exportación, o está empezando a importar y no maneja fluidamente el IVA presente en estos casos, no dude en consultar a sus asesores para que lo ayuden con estos puntos. En Venezuela, la exportación tiene una alícuota del cero por ciento y los IVA de importaciones son calculados bajo normas muy específicas. Es increíble la cantidad de veces que he visto IVA de importación no aprovechado o confundido con los aranceles de importación… 

Archive todas las declaraciones y anexos

Archive, al menos en formato electrónico, las declaraciones de cada mes y sus correspondientes anexos: libros de compra y venta, listado de retenciones realizadas y recibidas en el mes, resúmenes de créditos y débitos fiscales y todos aquellos requisitos exigidos en las leyes y reglamentos correspondientes. Asegúrese de que estos archivos son actualizados periódicamente y resguardados en lugares adecuados.

Requisitos formales

Asegúrese de cumplir con todos los requisitos formales relativos al IVA. Los libros de compras y ventas tienen formatos específicos dependiendo si se utilizan máquinas fiscales o talonarios de facturas, los comprobantes de retención recibidos deben ser vaciados en los libros de ventas y así, cada detalle de las transacciones.

Cesión de créditos fiscales

No pierda de vista la cesión de créditos fiscales que puedan ofrecerle otras entidades. Estos se venden a un porcentaje de su valor nominal y pueden significar un ahorro considerable para su empresa. Eso sí, busque empresas serias y conocidas que le suministren suficientes garantías de que han cumplido con todos los requisitos legales exigidos. 

Actualización permanente

Manténganse al día en materia impositiva, esto le permitirá conocer que aspectos debe modificar en sus sistemas administrativos y contables, que oportunidades se le pueden presentar y que aspectos ya perdieron su vigencia. Recuerde, el contar con unos buenos asesores fiscales le puede brindar grandes beneficios y evitar el incumplimiento de la ley. 

La declaración del IVA: una tarea rutinaria

Por último, la declaración del IVA no tiene que ser una tarea estresante realizada siempre a última hora. De hecho, debe convertirse en un procedimiento administrativo que no revista mayor problema.

Estos consejos siguen vigentes  con la última reforma a la Ley del IVA, publicada el pasado 21 de agosto de 2.018, en la Gaceta Oficial 6.396, mediante el Decreto Constituyente que establece el Régimen Temporal de Pago de Anticipo del Impuesto al Valor Agregado (IVA)  e Impuesto Sobre la Renta (ISLR) para contribuyentes especiales.