Lo queramos o no, en los clubes se utilizan los grupos de WhatsApp para la comunicación. No se sabe por qué, quién lo decidió, ni cuándo se paso de la llamada de teléfono y el correo al WhatsApp; pero hoy en día, no hay club que no lo utilice.
Un grupo de WhatsApp está diseñado para ser una herramienta de comunicación. Sin embargo, inconscientemente, en cada grupo se está creando una comunidad y, como tal, hay que saber gestionarla. Es necesario poner directrices y unas normas que seguir. En este post te explicamos cómo hacer para que no se te escape de las manos y mantengas la dirección de tu grupo de WhatsApp en todo momento.
10 TRUCOS PARA TENER EL GRUPO DE WHATSAPP DEL EQUIPO BAJO CONTROL
1. Definir el objetivo del grupo
Cada uno puede tener un concepto diferente de los grupos, y hay quienes los utilizan para socializar con los amigos, sin saber diferenciar. Es ahí donde debes intervenir y aclarar desde un principio, cuál es el fin del grupo.
Lo que está claro es que el grupo de WhatsApp del equipo tiene que ser usado únicamente con un fin. Sea con el fin de informar sobre lo meramente deportivo, sobre lo relativo al club, servir como foro de dudas y consultas o tener una función de canal para avisos importantes, es conveniente tenerlo claro desde un principio. Cualquier opción es válida, pero recuerda que comunicarte de manera clara es esencial.
2. Hacer saber a todos los miembros cuál es el objetivo del grupo
Parece obvio, pero a veces no se hace. Está muy bien que tú tengas clara la finalidad del grupo, pero tienes que comunicárselo a los deportistas. Una vez comunicado, “quien avisa no es traidor”. Pero si ni siquiera lo has comentado una sola vez, ¿cómo pretendes que cumplan las normas?
3. Usar el grupo para información relativa al club
No es de buen agrado exigir que se respeten las normas si no se predica con el ejemplo. Intenta hablar de lo meramente deportivo y así, inconscientemente, invitarás al resto de los miembros a hacerlo también.
4. Ponle una foto y un nombre al grupo foto que sean identificativos
Aunque los clubes, en general, suelen cuidar este aspecto, aún hay muchos que nombran su grupo de WhatsApp del equipo como “C.D. Valdepiedras”, sin determinar exactamente a qué o quiénes hace referencia.
O los hay peores: “para avisos” o “información del club” y cosas por el estilo. Por favor, escoge una foto identificativa y un nombre del grupo claro, conciso y esclarecedor. Por ejemplo, “Cadete Femenino C.D. Valdepiedras”.
5. El grupo es para temas relacionados con todos los miembros
Si es un tema personal, se escribe por privado. Al igual que no gusta leer conversaciones privadas entre otros, no se debe caer en la misma tentación. Piénsalo de la siguiente manera. Una conversación de 10 mensajes entre dos deportistas, en un grupo en el que hay 50 miembros, está haciendo llegar ¡500 mensajes en total! Y solo hay dos personas involucradas en la conversación.
Es fácil, para temas privados usa el mensaje privado.
6. Corregir errores. Proponer soluciones.
Si un deportista de tu club publica un vídeo que le ha enviado su sobrino, éste debe ser alertado sobre la mala práctica que acaba de realizar. Hay que recordarle que el grupo de WhatsApp del equipo no es el lugar idóneo para ello.
Cuando un deportista no cumple las normas, hay que avisarle de que lo está haciendo mal y hay que recordarle cómo tiene que hacerlo. Además, es conveniente que sea de manera pública para que el resto de miembros vea que se están cumpliendo las normas.
7. Revisa los miembros del club de vez en cuando
Puede parecer una tontería, pero hay grupos donde hay deportistas que hace años que dejaron el club. O por el contrario, hay personas que llevan meses en el club y aún no están añadidas al grupo de WhatsApp del equipo.
Otro de los problemas que puede haber es que algún socio haya cambiado su número de teléfono sin que nadie se haya dado cuenta. Este proceso, debería estar procedimentado de alguna manera. Por ejemplo, cada principio de mes, revisa las altas y las bajas del club para después actualizar el grupo de WhatsApp del equipo y otras listas de Excel y del correo electrónico.
8. Hacer otros grupos para otros temas
Si hay un evento o actividad puntual al que van a asistir solo algunos de los miembros, se debe crear otro grupo. No cuesta nada organizarse entre todos y crear un grupo temporal para un par de semanas. No conviene nunca saturar el grupo de WhatsApp del equipo, porque, como hemos comentado antes, hay miembros del club a los que ni les va ni le viene esa información.
9. No es necesario responder a todos los mensajes
Responder con un “Ok” o el emoticono del pulgar arriba puede hacer ver que se ha recibido el mensaje, pero si son 15 los miembros que responden, es probable que el mensaje importante se pierda en el hilo.
Esto no es Twitter y no se pueden fijar los mensajes relevantes al principio de la conversación. Por tanto, si el entrenador escribe un mensaje importante, no se debe responder con cuestiones irrelevantes o que no aporten valor.
10. Evita las interminables listas de mensajes
Es muy recurrente hacer una pregunta tipo “¿Quién viene a la cena del sábado? Y que ésta cuestión genere una interminable lista que se va copiando y pegando.
Hay deportistas que no leen el grupo, o no se han enterado para qué es la lista. Hay otros que copian y pegan el mensaje y omiten (sin querer, todo hay que decirlo) la respuesta que se escribió entre medio, por lo que se pierde información.
En definitiva, hacer listas de copiar y pegar en el WhatsApp es una técnica muy habitual pero que suele dar muchos problemas. Existen soluciones como Playoff que permiten enviar cuestionarios y consultas en los grupos de WhatsApp, monitorizando las respuestas desde la propia aplicación. Hacerlo una vez no duele, pero cuando se lanzan preguntas constantemente, créeme que puedes llegar a ahorrar mucho tiempo y algún que otro disgusto.
10+1. Verifica quién ha leído los mensajes
Si te urge saber quién ha un mensaje en particular, en los grupos es posible mirar quién ha recibido y quién ha leído el mensaje. Es interesante saber esto para evitar posibles malentendidos. Que un miembro no responda no implica que esté pasando del tema, tal vez ni siquiera ha leído el mensaje. Si un deportistas no aparece en la lista, tiene excusa, pero sí aparecen los dos tics azules, no hay quien se escape. ¡Lo ha leído!
¿Harto de WhatsApp?
Estableciendo normas y directrices e intentando cumplir estos simples consejos será más fácil para todos convivir en estas pequeñas comunidades que nos acompañan en nuestro día a día. Pero otra alternativa que cada vez más clubes escogen es sustituir el WhatsApp y escoger un canal alternativo, para dedicarlo 100% al club.